Papierloses Büro – 7 Schritte zur erfolgreichen Digitalisierung

Warum Unternehmen jetzt auf ein papierloses Büro umsteigen sollten

Ordner voller Rechnungen, unauffindbare Dokumente und hohe Druckkosten – viele Unternehmen kämpfen mit einem ineffizienten Papierchaos. Dabei gibt es eine Lösung: Das papierlose Büro.

Die Umstellung auf digitale Prozesse spart Zeit, Geld und schont die Umwelt. Doch wie gelingt die Digitalisierung der Dokumente ohne Chaos? Mit einem Dokumentenmanagementsystem (DMS) wie Aktera wird der Umstieg einfach und strukturiert.

Hier sind 7 Schritte, mit denen dein Unternehmen papierlos und effizient wird.

Schritt 1: Papierdokumente digitalisieren

Der erste Schritt zum papierlosen Büro ist die Digitalisierung bestehender Dokumente.

• Alle Verträge, Rechnungen, Kunden- und Mitarbeiterdokumente sollten gescannt und als digitale Dateien gespeichert werden.

• Eine OCR-Texterkennung (Optical Character Recognition) macht die Dokumente durchsuchbar und erleichtert das Auffinden.

• Aktera hilft, die Dokumente strukturiert zu erfassen und zentral zu speichern.

Schritt 2: Einheitliche Ablagestruktur schaffen

Eine klare und einheitliche Ordnerstruktur ist entscheidend für ein funktionierendes papierloses Büro.

• Dokumente sollten nach Themen, Projekten oder Abteilungen sortiert werden.

• Mit einem DMS wie Aktera können Tags, Metadaten und automatische Sortierungen genutzt werden, um Dokumente schneller zu finden.

• Ein einheitlicher Dateibenennungsstandard sorgt für Ordnung und Wiederauffindbarkeit.

Schritt 3: Digitale Workflows & Automatisierung nutzen

Papierbasierte Prozesse sind fehleranfällig und langsam. Digitale Workflows sorgen für automatische Abläufe und mehr Effizienz.

• Eingangsrechnungen können automatisch erkannt, verarbeitet und archiviert werden.

• Genehmigungsprozesse lassen sich digital steuern – keine verlorenen Dokumente mehr.

• Erinnerungsfunktionen helfen, Fristen nicht zu verpassen.

Mit Aktera wird die Dokumentenbearbeitung und Freigabe vollständig automatisiert.

Schritt 4: Digitale Unterschriften einführen

Ein papierloses Büro funktioniert nur, wenn Unterschriften nicht mehr ausgedruckt werden müssen.

• Digitale Signaturen ersetzen die handschriftliche Unterschrift und sind rechtssicher.

• Verträge können direkt im DMS unterzeichnet und archiviert werden.

• Einsparung von Druck-, Versand- und Archivierungskosten.

Aktera ermöglicht eine schnelle und rechtskonforme digitale Unterzeichnung von Dokumenten.

Schritt 5: Cloud-Speicherung & Zugriff von überall ermöglichen

Ein papierloses Büro bedeutet Flexibilität.

• Dokumente sollten sicher in der Cloud oder auf einem zentralen Server gespeichert werden.

• Mitarbeiter können von überall auf wichtige Unterlagen zugreifen – perfekt für Homeoffice und mobiles Arbeiten.

• Berechtigungen & Zugriffskontrollen sorgen dafür, dass nur autorisierte Personen auf sensible Daten zugreifen können.

Mit Aktera können Dokumente sicher verwaltet & geteilt werden – egal, wo sich das Team befindet.

Schritt 6: E-Rechnungen & digitale Buchhaltung nutzen

Die manuelle Rechnungsbearbeitung ist zeitaufwendig und fehleranfällig. E-Rechnungen und eine digitale Buchhaltung reduzieren Kosten und verbessern den Cashflow.

• Rechnungen werden direkt digital erstellt, versendet & verarbeitet.

• Eine automatische Erkennung & Buchung beschleunigt den Prozess.

• GoBD-konforme Archivierung sorgt für rechtliche Sicherheit.

Mit Aktera gelingt die automatische Rechnungsverarbeitung nahtlos.

Schritt 7: Papier reduzieren & digitale Kommunikation fördern

Der Umstieg auf ein papierloses Büro gelingt am besten, wenn alle Mitarbeiter digitale Prozesse nutzen.

• Interne Kommunikation sollte über digitale Tools wie E-Mails, Chats oder DMS erfolgen.

• Schulungen helfen, das papierlose Büro effizient zu nutzen.

• Papierdrucke können durch digitale Notizen, Cloud-Speicher und Online-Formulare ersetzt werden.

Mit Aktera wird die Papiernutzung auf ein Minimum reduziert, ohne dass wichtige Informationen verloren gehen.

Fazit: Jetzt auf ein papierloses Büro umsteigen & profitieren

Ein papierloses Büro spart Platz, Zeit & Kosten. Unternehmen, die auf ein smartes DMS wie Aktera setzen, profitieren von schnelleren Workflows, sicherer Archivierung & einfacher Zusammenarbeit.

🚀 Teste Aktera und starte jetzt deine papierlose Zukunft!

📩 Mehr erfahren? Kontaktiere uns!